Städavtal för kontor — vad ska stå i det och hur du byter leverantör

De flesta städavtal vi får se är en A4 med ett pris, ett antal städtillfällen per vecka och en uppsägningstid. Det räcker så länge allt fungerar. Problemet uppstår första gången någon tycker att det inte gör det — för då finns det ingenting att luta sig mot.

Ett bra städavtal är inte längre än ett dåligt. Det är bara mer specifikt på rätt ställen.

De sju punkterna som faktiskt behövs

1. Vad som ingår, per rumstyp

Inte “kontorsstädning”. Utan: vad görs i cellkontor, vad görs i konferensrum, vad görs på toaletter, vad görs i pentry, vad görs i entré.

Ytorna skiljer sig dramatiskt i tidsåtgång — en toalett tar ungefär tio gånger så lång tid per kvadratmeter som en korridor. Ett avtal som bara anger totalyta säger ingenting om vad ni faktiskt får.

2. Frekvens per rumstyp, inte per lokal

“Städning tre gånger i veckan” är trubbigt. Toaletter och pentry behöver oftare, arkiv och teknikrum sällan. Att differentiera frekvens är det enklaste sättet att sänka kostnaden utan att någon märker en försämring.

3. Kvalitetsnivå — och hur den kontrolleras

Här faller de flesta avtal. Utan definierad nivå blir “tillräckligt rent” en åsiktsfråga mellan er kontorsansvariga och en städare som gjort precis vad hen fått betalt för.

Skriv in vilken nivå som gäller per rumstyp, hur ofta den kontrolleras, och vem som gör kontrollen. Även en enkel modell — kvartalsvis genomgång tillsammans, dokumenterad — är oändligt mycket bättre än ingenting.

4. Förbrukningsmaterial

Toapapper, handdukar, tvål, soppåsar, handsprit. Ingår de, eller faktureras de separat?

Det här är den post som oftast avgör vilken offert som egentligen är billigast. Ett anbud som ser 8 % lägre ut men fakturerar förbrukning separat kan sluta dyrare. Be om att materialet prissätts i offerten, inte “efter förbrukning”.

5. Periodiska insatser

Golvvård, fönsterputs, högt sittande ytor, ventilationsdon, mattdjuprengöring. De ingår sällan i det dagliga och ska stå med egen frekvens och eget pris.

Golvvård är den som glöms bort och blir dyrast. En vinylmatta som aldrig fått polish behöver till slut bytas i stället för underhållas.

6. Avvikelsehantering

Hur anmäler ni att något inte blivit gjort? Till vem? Inom vilken tid åtgärdas det, och vad händer om det upprepas?

Ett avtal utan den här punkten innebär i praktiken att varje klagomål blir en förhandling.

7. Uppsägningstid och bindningstid

Tre månaders uppsägning är branschstandard och rimligt. Tolv månaders bindningstid är det inte — inte för en tjänst ni ska kunna bedöma efter några veckor.

Kolla också om avtalet förlängs automatiskt, och med hur lång period. Ettårig automatisk förlängning med tre månaders uppsägning betyder att ni har ett fönster på nio månader att missa.

Det som brukar saknas men borde stå med

• Vem som har nyckel och larmkod, hur de kvitteras, och vad som gäller om de tappas bort
• Vilka tider städningen får utföras — före, efter eller under kontorstid
• Kontinuitet i personal. Kan ni begära att få samma person? De flesta leverantörer säger ja om ni frågar, och ingen erbjuder det spontant.
• GDPR och sekretess om städningen sker i lokaler med känsliga handlingar framme
• Vad som händer vid sjukdom hos ordinarie städare — kommer vikarie, eller uteblir tillfället?
• Prisjustering — när, och kopplat till vad? “Årlig justering” utan index är ett blankt kort.

Så byter du städleverantör utan glapp

Byte av städfirma har en riskperiod: veckan när den gamla slutat och den nya inte hittat rätt än.

En ordning som fungerar:

1. Säg inte upp förrän ny leverantör är påskriven. Uppsägningstiden räcker ofta precis, men bara om ni börjat i tid.
2. Låt den nya leverantören besöka lokalen innan start. En offert lagd på ritning missar alltid något.
3. Överlämna nycklar och koder samma dag som bytet sker, inte i förväg. Kvittera skriftligt åt båda håll.
4. Byt larmkod vid leverantörsbyte. Det här missas nästan alltid.
5. Boka en storstädning vid övergången. Den nya leverantören ska inte ärva den gamlas eftersläpning — och ni vill veta hur lokalen ser ut när den är i utgångsläge.
6. Stäm av efter fyra veckor. Inte efter sex månader, då har vanan redan satt sig.

Steg 5 är värt sina pengar. Utan den blir de första månadernas anmärkningar en diskussion om vad som var kvar sedan tidigare.

Vad det kostar hos oss

Kontorsstädning från 390 kr/tim exklusive moms, eller från 30 kr/m² för engångsuppdrag som storstädning och byggstäd.

Vi räknar fram ett timunderlag per rumstyp innan vi lämnar pris, och ni får se uträkningen. Det gör att ni kan jämföra vårt anbud med andras på riktigt — och att vi båda vet vad avtalet innehåller den dag något inte fungerar.

Läs mer om prismodellerna i fast pris eller timpris och om frekvens i hur ofta ska kontoret städas. Aktuella nivåer finns på prissidan.

---

Ska ni se över ett befintligt städavtal eller upphandla nytt? Skicka ritning och rumsförteckning så återkommer vi med underlag och pris. Begär offert här.